отпуск

Коллега собирается в отпуск?

отпуск

Коллега отправляется отдыхать, а вам предстоит трудиться  за двоих. Чтобы чужой отпуск не обернулся ночевками в офисе и нервными срывами, нужно заранее подготовиться  к работе на два фронта, составить план и продумать все свои действия в мельчайших деталях.

Теперь ваша основная задача - качественно выполнять не только свои обязанности, но и ушедшего в отпуск коллеги, в том числе предоставлять клиентам достойное обслуживание, чтобы ни у кого не возникло повода сказать: "Она была перегружена, поэтому не владела информацией»,

«Не смогла справиться с большим объемом» и так далее. При этом не стоит забывать, что помимо работы существуют семья, друзья и выходные, иначе велик риск очень быстро сгореть дотла. Как же поступить?

 Шаг 1

Готовиться к полноценному совмещению советуем начинать за месяц до предполагаемого отпуска сослуживца. Первое, что необходимо сделать, - сравнить возложенные на вас обязанности. Ведь вы вряд ли сможете выполнить чужую работу, если она кардинально отличается от вашей. Юристу далеко не просто заменить копирайтора, а делопроизводитель без спецкурсов не разберется в бухгалтерских отчетах. Постигать премудрости другой профессии для того, чтобы через месяц забыть о ней? Согласитесь, перспектива малопривлекательная.

Затем вам нужно внимательно ознакомиться с информацией, материалами и документами, ведь с ними предстоит работать. Проверьте, чтобы все дела, которые вам передаются, были приведены в порядок, иначе во время отсутствия сотрудника неизбежно придется разгребать накопленные им за год завалы.

Попросите отбывающего в отпуск коллегу разделить бумажный лист на две половины. Пусть справа перечислит дела, требующие выполнения «здесь и сейчас», а слева - ту рутинную работу, которая может подождать. Разрежьте лист на две половины, левую уберите в дальний ящик стола сотрудника - с этими пунктами он справится сам, когда вернется. Правую половину при крепите на самое видное место, например на мониторе. Перечень актуальных проблем, требующих быстрого решения, будет всегда перед глазами.
И, разумеется, настоятельно попросите коллегу сделать максимальное количество работы «про запас».

Заведите блокнот, в который методично заносите все рекомендации сотрудника по тому или иному вопросу, все его поручения и невыполненные дела, а также основные контакты. Уточните, в какой папке на компьютере или где именно на рабочем столе лежат документы, которые вам понадобятся, как найти необходимые телефоны и куда складывать полученную корреспонденцию. Любые отговорки типа «сама разберешься», «ты сразу увидишь», «по ходу дела сообразишь» отметайте на корню, иначе впоследствии вам не избежать обвинений в некомпетентности. Обращайте внимание на каждую мелочь. Записи в блокноте помогут не забыть о сложных моментах и нюансах.

Попросите коллегу предупредить клиентов о своем временном отсутствии. Он должен сообщить им ваши координаты и проинструктировать относительно тех вопросов, по которым вы сможете быть им полезной.

Для того чтобы сэкономить время и нервы и избавиться от постоянных назойливых вопросов о том, когда же наконец отпускник появится в офисе, повесьте над его рабочим местом записку с датой возвращения. Согласуйте с коллегой способы связи, чтобы иметь возможность позвонить ему в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

И, разумеется, вместе с сослуживцем вам необходимо наведаться к начальству. Именно в кабинете шефа окончательно обсудите, как долго и какие именно обязанности вы будете выполнять, и какое поощрение в результате получите. Если коллега, в свою очередь, обещает подменить вас на время отпуска, это обязательно должно быть озвучено. Если по каким-то причинам вы не собираетесь в отпуск, попросите руководителя назвать конкретную сумму денежной компенсации.

 работа

 Шаг2

Итак, счастливый отпускник отбыл собирать чемоданы, а вы остались сидеть в душном офисе, с тоской глядя на гору документов. Если по условиям устного соглашения вы пересели на его рабочее место, срочно наведите там порядок. Разложите бумаги по папкам, выбросьте все ненужное, очистите стол. Позаботьтесь о комфортном для себя освещении - поставьте на стол дополнительную лампу или, наоборот, уберите раздражающий вас источник света. Горшок с ярким цветком, красивый календарь или семейная фотография помогут вам лучше адаптироваться в непривычной обстановке. Учитывая нешуточную нагрузку, которая ляжет в ближайшие недели на ваши хрупкие плечи, обязательно проверьте, правильно ли размещен на рабочем столе компьютер.

Желательно, чтобы монитор стоял под углом 90 градусов к стене с окном. Соблюдайте важное для здоровья правило: взгляд направлен на экран немного вниз, то есть его центр должен находиться на 10 см ниже уровня глаз, - это максимально комфортное положение. Оптимальное расстояние между глазами и экраном - 50-60 см. Отрегулируйте высоту стула: ноги уверенно стоят на полу, а сиденье - выше коленной чашечки.

 работа

 Шаг3

После того как вы подготовили для себя рабочее место, следующий шаг - составление плана. Общий, куда занесен весь список дел, как своих, так и коллеги, повесьте рядом с монитором. План на ближайшие два-три дня, в котором вы зафиксировали первоочередные задачи, следует постоянно держать под рукой и галочками отмечать выполненные пункты. Это позволит вам сохранить контроль над ситуацией. Когда количество мелких дел непропорционально увеличивается и требует немедленного решения, важно мобилизоваться. Оставляйте себе напоминания - разноцветные стикеры на столе, компьютере, телефоне.

Помните, что в данный момент вы вправе рассчитывать на всестороннюю поддержку и понимание руководства, поэтому в спорных ситуациях смело обращайтесь за помощью.

Вне зависимости от того, сколько дел вам приходится в этот период времени выполнять, всегда держите в памяти, что рабочая неделя состоит из пяти рабочих дней, а не из шести, семи, восьми или десяти, как, возможно, считает ваш шеф. У вас есть два законных выходных, которые никто не может отменить. Также в трудовом договоре четко прописано, когда начинается и когда заканчивается рабочий день, и обозначено время обеденного перерыва. Не тратьте его на очередной деловой звонок, без колебаний по кидайте свой компьютер - с ним ничего не случится. Засиживаясь в офисе до десяти часов вечера и лишая себя возможности передохнуть днем, вы, во-первых, быстро устанете и уже не сможете справляться не только с обязанностями коллеги, но и со своими собственными, а  во-вторых, сильно снизите производительность труда. Если времени катастрофически не хватает, лучше прийти на час раньше и спокойно поработать, что называется, на свежую голову. Особенно пока в офисе никого нет, а значит, количество отвлекающих факторов сведено к минимуму.

Психологи говорят, что для предотвращения хронической усталости очень полезно менять виды деятельности в течение дня. Например, после составления отчета посвятить десять-пятнадцать минут уборке рабочего места, беседе с клиентом или проведению совещания Для увеличения продуктивности трудового процесса устраивайте себе кратковременные перерывы, скажем на 10 минут раз в час. Доказано, что благодаря коротким частым паузам эффективность повышается почти в два раза.

В середине дня выполняйте такое упражнение: встаньте прямо, соедините пятки вместе, приподнимите голову, выпрямите колени, лопатки сведите вместе. Напрягитесь и замрите в этом положении ровно на одну минуту, а потом расслабьтесь. Это помогает избежать застоя крови и активизирует все мышцы. В уик-энды рекомендуем выбираться на при роду. Устраивайте пикники, встречайтесь с друзьями, ходите в кино или театр, чтобы отвлечься от мыслей о неподписанных договорах и незавершенных сделках. Если у вас есть возможность, обязательно обеспечивайте себе час-полтора релакса каждый вечер. Теплая ванна, ароматическая свеча и медленная классическая музыка помогут расслабиться и набраться сил. Поддержат активность ежедневные получасовые прогулки и небольшие физические нагрузки. Не отказывайте себе в удовольствии потратить немного времени на любимое хобби - посещение выставки, катание на велосипеде, роликах.

 работа

 Шаг 4

И вот ваш кошмар позади: сияющий загорелый коллега, улыбаясь во все свои тридцать два зуба и гремя сувенирами, вваливается в офис. «Свершилось!» - думаете вы.. и ошибаетесь.

Мнение о том, что человек после хорошо проведенного отпуска готов сию же минуту со свежими силами и новыми идеями приступить к работе, - миф. В действительности вернуться к прежнему уровню трудоспособности он сможет лишь спустя несколько дней.

Только что появившийся в офисе сослуживец сталкивается с нешуточной проблемой - в голове у него по-прежнему море, чайки и терпкое кавказское вино, а окружающие почему-то требуют от него активных, продуманных действий, новых концепций, решения
наболевших проблем.

После отпускная депрессия - явление распространенное. Если вы хотите, чтобы коллега побыстрее забрал обратно все свои обязанности, не торопите его. Дайте человеку возможность вникнуть в курс происходящих событий, разобрать бумаги, полистать ежедневник, почитать почту и только потом нагружайте глобальными проблемами. Сослуживец непременно оценит такую деликатность и, когда придет ваше время уходить в отпуск, отплатит тем же.

Мне важно знать твое мнение