отпуск

Коллега собирается в отпуск?

отпуск

Коллега отправляется отдыхать, а вам предстоит трудиться  за двоих. Чтобы чужой отпуск не обернулся ночевками в офисе и нервными срывами, нужно заранее подготовиться  к работе на два фронта, составить план и продумать все свои действия в мельчайших деталях.

Теперь ваша основная задача - качественно выполнять не только свои обязанности, но и ушедшего в отпуск коллеги, в том числе предоставлять клиентам достойное обслуживание, чтобы ни у кого не возникло повода сказать: "Она была перегружена, поэтому не владела информацией»,

«Не смогла справиться с большим объемом» и так далее. При этом не стоит забывать, что помимо работы существуют семья, друзья и выходные, иначе велик риск очень быстро сгореть дотла. Как же поступить?

 Шаг 1

Готовиться к полноценному совмещению советуем начинать за месяц до предполагаемого отпуска сослуживца. Первое, что необходимо сделать, - сравнить возложенные на вас обязанности. Ведь вы вряд ли сможете выполнить чужую работу, если она кардинально отличается от вашей. Юристу далеко не просто заменить копирайтора, а делопроизводитель без спецкурсов не разберется в бухгалтерских отчетах. Постигать премудрости другой профессии для того, чтобы через месяц забыть о ней? Согласитесь, перспектива малопривлекательная.

Затем вам нужно внимательно ознакомиться с информацией, материалами и документами, ведь с ними предстоит работать. Проверьте, чтобы все дела, которые вам передаются, были приведены в порядок, иначе во время отсутствия сотрудника неизбежно придется разгребать накопленные им за год завалы.

Попросите отбывающего в отпуск коллегу разделить бумажный лист на две половины. Пусть справа перечислит дела, требующие выполнения «здесь и сейчас», а слева - ту рутинную работу, которая может подождать. Разрежьте лист на две половины, левую уберите в дальний ящик стола сотрудника - с этими пунктами он справится сам, когда вернется. Правую половину при крепите на самое видное место, например на мониторе. Перечень актуальных проблем, требующих быстрого решения, будет всегда перед глазами.
И, разумеется, настоятельно попросите коллегу сделать максимальное количество работы «про запас».

Заведите блокнот, в который методично заносите все рекомендации сотрудника по тому или иному вопросу, все его поручения и невыполненные дела, а также основные контакты. Уточните, в какой папке на компьютере или где именно на рабочем столе лежат документы, которые вам понадобятся, как найти необходимые телефоны и куда складывать полученную корреспонденцию. Любые отговорки типа «сама разберешься», «ты сразу увидишь», «по ходу дела сообразишь» отметайте на корню, иначе впоследствии вам не избежать обвинений в некомпетентности. Обращайте внимание на каждую мелочь. Записи в блокноте помогут не забыть о сложных моментах и нюансах.

Попросите коллегу предупредить клиентов о своем временном отсутствии. Он должен сообщить им ваши координаты и проинструктировать относительно тех вопросов, по которым вы сможете быть им полезной.

Для того чтобы сэкономить время и нервы и избавиться от постоянных назойливых вопросов о том, когда же наконец отпускник появится в офисе, повесьте над его рабочим местом записку с датой возвращения. Согласуйте с коллегой способы связи, чтобы иметь возможность позвонить ему в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

И, разумеется, вместе с сослуживцем вам необходимо наведаться к начальству. Именно в кабинете шефа окончательно обсудите, как долго и какие именно обязанности вы будете выполнять, и какое поощрение в результате получите. Если коллега, в свою очередь, обещает подменить вас на время отпуска, это обязательно должно быть озвучено. Если по каким-то причинам вы не собираетесь в отпуск, попросите руководителя назвать конкретную сумму денежной компенсации.

 работа

 Шаг2

Итак, счастливый отпускник отбыл собирать чемоданы, а вы остались сидеть в душном офисе, с тоской глядя на гору документов. Если по условиям устного соглашения вы пересели на его рабочее место, срочно наведите там порядок. Разложите бумаги по папкам, выбросьте все ненужное, очистите стол. Позаботьтесь о комфортном для себя освещении - поставьте на стол дополнительную лампу или, наоборот, уберите раздражающий вас источник света. Горшок с ярким ц